Erfolgreich Einkaufen

Von Dirk Etgeton und Michael Lingen[1], ikado GmbH

Dirk Etgeton     Senior Consultant / General Manager ikado GmbH

Dirk Etgeton, Senior Consultant / General Manager bei der ikado GmbH

In vielen Unternehmen gibt es unterschiedliche Einkaufssysteme mit komplexen Datenstrukturen, die es erstmal zu entschlüsseln gilt, um wirklich nachhaltig erfolgreich Direktes Material einzukaufen.

Nicht selten beziehen viele Werke in einem Unternehmensverbund autark gleiche Komponenten und Materialien von einer Vielzahl von Lieferanten.

Wie können dabei jedoch Synergien, Gemeinsamkeiten und optimiertes Einkaufen sicher gestellt werden?

Typische Probleme, die bei der Analyse von einkaufsrelevanten Daten, auftreten:

  • mehrere Werke kaufen die gleichen Teile vom gleichen Lieferanten und wissen es nicht
  • dieselbe Ware wird über Distributoren gekauft, oft von verschiedenen dieselbe Ware wird von verschiedenen Werken unter unterschiedlichen Materialnummern geführt
  • die gleiche Komponente wird in verschiedenen Werken vom selben Lieferanten aber zu unterschiedlichen Preisen, Währungen und Konditionen eingekauft
  • es gibt wichtige Komponenten, die lediglich von einem Lieferanten eingekauft werden.
  • die Herkunft und Lieferketten der Komponenten und Materialien sind nicht bekannt

Mehr Transparenz schaffen – aber wie?

Solche Dateninkonsistenzen und -intransparenzen aufzudecken, zu reparieren und zu verknüpfen ist eine mühsame Aufgabe, für die in der Praxis leider allzu oft die Zeit fehlt. Einfacher geht es, wenn man über geeignete Werkzeuge verfügt, um die große Menge der Informationen und Daten zielgerichtet auszuwerten.

Wir verwenden hierzu eine über viele Jahre weiterentwickelte, nachhaltige und beliebig erweiterbare Analyseplattform, die es uns erlaubt, den gordischen Knoten der Daten zu durchschlagen. Dazu gehen wir üblicherweise in vier Schritten vor. 

Purchasing Analyse in vier Schritten

  1. Bestandsaufnahme

Zuerst einmal geht es darum, ein Verständnis für die Daten, die Prozesse und Systeme, die Unternehmensstruktur, das Geschäftsumfeld und die Ziele des Unternehmens zu entwickeln.
Denn „nur was man kennt, kann man auch verbessern“ – Zitat eines alten Hasen aus dem Einkaufsmanagement eines Automobilzulieferers.

  1. Einmalige Detailanalyse der Daten

Sind diese Potenziale vielversprechend geht es in die Detailanalyse der Daten. Die Auswertung der vom Unternehmen übernommenen Daten für direktes und indirektes Einkaufsmaterial nimmt üblicherweise ein paar Wochen Zeit in Anspruch. Die Zeit wird benötigt, um die historischen aber auch zukünftigen Einkaufsdaten zu bereinigen, zu konsolidieren, zu kategorisieren und aufzubereiten.

  1. Entwicklung und Ausgestaltung von Analysewerkzeugen

Sollen die gewonnenen Erkenntnisse auch für die Zukunft gesichert werden, reicht ein einmaliges Aufräumen nicht aus. Ein weiterer Projektschritt, in dem die Berater intensiv mit dem Projektteam des Kunden zusammenarbeiten, dient dazu, nachhaltige Prozesse, Werkzeuge und Fahrpläne für das Erreichen der Ziele im Einkauf aufzubauen.

  1. Umsetzung und Implementierung

In einem letzten Schritt werden die Erkenntnisse aus den vorangegangenen Projektschritten umgesetzt. Dies bedeutet u.a.

  • Anpassung der Einkaufs- und Verhandlungsstrategien / der Einkaufs- und
  • Unternehmenszielegemäß den zuvor getätigten Analysen
  • Identifikation weiterer Einsparmöglichkeiten
  • Erstellung von Kenngrößen für den Einkauf
  • Preisabweichungsanalysen
  • Lieferkettentransparenz
  • Analyse der Liefer- und Zahlungsbedingungen
  • Einführung von Messgrößen für die Datenqualität 

Blackbox Purchasing

Dokumentation

Am Ende steht die Dokumentation und die Übergabe der neuen Einkaufsprozesse an das Unternehmen, um sicherzustellen, dass die gewonnenen Erkenntnisse und entwickelten Prozesse auch dann noch verstanden werden, wenn nach einiger Zeit durch Personalfluktuation die ursprünglichen Projektmitarbeiter nicht mehr verfügbar sein sollten.

Die vorgestellte Methodik hat sich bei uns in zahlreichen Projekten bewährt und führt in den Einkaufsorganisationen typischerweise zu

  • Verhandeln (mit Daten und Fakten) auf Augenhöhe mit Lieferanten
  • Reduktion von Materialkosten
  • verbesserter Liquidität im Zahlungsverkehr
  • mehr Zeit für wertschöpfende Aktivitäten
  • mehr Transparenz und Effizienz in den Unternehmensprozessen
  • Management auf Basis von Kennzahlen
  • verbesserter Entscheidungsfindung für Einkaufsentscheidungen

Auch hier zeigt sich wieder, welche versteckten Potenziale in der Verbesserung der Datenqualität und in der systematischen Aufbereitung unstrukturierter Daten bei vielen Unternehmen liegen.


[1] Michael Lingen ist geschäftsführender Gesellschaft und Dirk Etgeton Leiter Consulting der ikado GmbH, Aachen, einem IT-System und-Beratungsunternehmen, das sich unter anderem auf die Datenoptimierung im Einkauf spezialisiert hat.

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