von Dr. Helmut Abels und Andreas Bruns<\/p>\n
Moderne Informationstechnologien machen auch unstrukturierte Informationen schnell und effizient zug\u00e4ngig. Dadurch lassen sich Fehler aufgrund nicht zug\u00e4ngiger oder nicht zum rechten Zeitpunkt verf\u00fcgbarer Information vermeiden. Sogar die Disposition kann davon profitieren, wie das nachstehende Beispiel exemplarisch aufzeigt. Sie profitiert im Wesentlichen von hochaktuellen Informationen aus dem Vertrieb und aus der gesamten Supply Chain.<\/strong><\/p>\n Es ist kein Einzelfall, dass ein Disponent die Lieferbereitschaft eines bestimmten Teils mittels Bestandsaufbau oder Rahmenvertr\u00e4gen optimiert, w\u00e4hrend ein wichtiger Abnehmer gerade nach einer besseren L\u00f6sung sucht. Im Vertriebsmeeting ist das Thema besprochen worden. Eine Alternative hat man auch schon parat. Fazit: Akquisitorisch kein Brandherd. Ein Problem gibt es jedoch. Die aktuelle Lieferbereitschaft wird bem\u00e4ngelt. Und das gibt der Key-Account-Manager dem Disponenten weiter. Dieser kann nur \u00fcber einen Rahmenvertrag die Lieferbereitschaft des Lieferanten erh\u00f6hen, wenn er nicht noch mehr Kapital auf Lager legen will. Bei konstanter Nachfrage ist das auch kein Problem. Im konkreten Fall ist aber abzusehen, dass auf kurz oder lang im Lager unbrauchbare Teile angeh\u00e4uft werden, die sp\u00e4ter zu verschrotten sind. Solche Szenarien lassen sich vermeiden, wenn die in einem Unternehmen anlaufenden Informationen allen beteiligten Personen im Unternehmen zur Verf\u00fcgung gestellt werden.<\/p>\n H\u00e4tte der Disponent von der anstehenden Umstellung Kenntnis gehabt, h\u00e4tte er den Lagerbestand kurzfristig erh\u00f6ht, Mengenrabatte eingefahren, die den Kapitaldienst weitestgehend gedeckt h\u00e4tten, und sich nicht langfristig an einen Rahmenvertrag gebunden. Nun kann man alle Protokolle aus allen Sitzungen an alle Mitarbeiter verteilen. Die Folge w\u00e4re eine Papierflut, die niemand mehr bew\u00e4ltigen kann. Auch ist nicht jede Information f\u00fcr jeden und zu jeder Zeit wichtig und relevant. Der Disponent braucht seine Daten dann, wenn er den Artikel neu disponiert. Nicht fr\u00fcher, aber auch nicht sp\u00e4ter.<\/p>\n Unterschiedlichste Dispositionsverfahren lindern zwar oftmals das Informationsdefizit, doch o.g. Fall l\u00e4sst sich mit mathematischen Verfahren nicht ausb\u00fcgeln. Dies gilt insbesondere f\u00fcr AY, BX und BY-Artikel, da ihnen nicht die gleiche Management-Attention wie AX-Artikeln zugute kommt, sie aber dennoch in der Regel mehr als 50 Prozent des Umsatzes ausmachen k\u00f6nnen. Es bedarf also der Anwendung weiterer Methoden, um eine punktgenaue Disposition zu erm\u00f6glichen, da niemand mehr als 100 Artikel und dazugeh\u00f6rige Kunden- und Lieferantenverflechtungen im Kopf haben kann. Wissensmanagementsysteme erm\u00f6glichen dies erstmals effizient durch weitestgehend automatisierte Informationsbereitstellung. Sie basieren z.B. auf Groupware- oder Web-basierten Dokumenten-Management-Systemen. Beide Systemans\u00e4tze bieten dabei die M\u00f6glichkeit, alle anfallenden Informationen zentral zu speichern und damit allen Mitarbeitern potentiell zug\u00e4nglich zu machen. Informationsdokumente, die nicht in elektronischer Form vorliegen, k\u00f6nnen dabei heute problemlos \u00fcber leistungsf\u00e4hige Scanner erfasst und in Klarschrift abgelegt werden. Von dort werden die Informationen den interessierten (und berechtigten) Personen zur Einbeziehung in ihre Planungsprozesse und zur weiteren Verwendung zur Verf\u00fcgung gestellt.<\/p>\n Das Arbeiten mit Wissensmanagementsystemen<\/strong><\/p>\n Wissensmanagement unter Verwendung eines Dokumenten-Management- oder Groupware-Systems sieht folgenderma\u00dfen aus: Alle relevanten Dokumente werden zentral und dezentral \u00fcber einfache Standard-Funktionalit\u00e4ten eines Dokumenten-Management-Systems eingelesen, verschlagwortet und in Volltext recherchierbaren Dokumenten abgelegt. Im konkreten Fall f\u00fchrt das zur automatischen Verschlagwortung des Sales-Protokolls durch Kunden- und Produktnennung, sodass der Disponent bei der Dispositionsplanung auch auf solche unstrukturierten Daten zugreifen kann. Bei einer Suchabfrage muss er sich dabei jedoch nicht nur auf interne Informationen beschr\u00e4nken, es kann und sollte sogar parallel auch die Suche nach externen Informationen im Internet erfolgen. Diese Suchabfragen k\u00f6nnen beispielsweise alternative Lieferantenpreislisten, Wettbewerberinformationen und aktuelle Ver\u00f6ffentlichungen der wichtigsten Kunden und deren Wettbewerber umfassen. Der Disponent bekommt nach Inhalten strukturierte Suchergebnisse zugeschickt. Hierbei wird grunds\u00e4tzlich nicht nach “intern” oder “extern” strukturiert, denn dies w\u00fcrde beim Anwender zwangsl\u00e4ufig zu \u00dcberstrahlungseffekten bei der Informationsverarbeitung f\u00fchren.<\/p>\n Bei einer einmaligen Abfrage kann der Benutzer die Ergebnisse in Form einer Ergebnisliste nachlesen (\u00e4hnlich einer Internetsuchmaschine). Damit ist der Prozess der einmaligen Suche beendet. Bei einer Suche, die sich periodisch beispielsweise jede Woche \u00fcber einen bestimmten Zeitraum wiederholen soll, wird die Suche vom System zu dem jeweiligen Zeitpunkt automatisch neu gestartet und festgestellt, welche Abweichungen zum jeweils vergangenen Suchergebnis aufgetreten sind. Diese Ver\u00e4nderungen werden dem Benutzer dann per E-Mail zugeschickt. Der Benutzer bekommt so nie zweimal die selben Informationsobjekte zugeschickt. \u00dcber eine Feststellung der H\u00e4ufigkeiten von Begriffen in den Suchergebnissen werden in beiden F\u00e4llen (einmalige oder periodische Suche) die Suchergebnisse aufgrund der urspr\u00fcnglichen Suche durch Volltextanalyse nach neuen Suchbegriffen durchsucht. Kommt ein neuer Begriff h\u00e4ufig genug in den urspr\u00fcnglichen Suchergebnissen vor, erfolgt \u00fcber E-Mail eine Abfrage bei dem Benutzer, ob dieser Begriff als neues Suchwort f\u00fcr den Benutzer relevant ist und so eine neue erweiterte Suche gestartet werden soll. Bei Antwort “Nein” wird dieser Begriff wieder vom System vergessen, und bei “Ja” erfolgt eine neue Suche wie gehabt sowie eine automatische Erweiterung des bisherigen Informationsnetzwerks. Es kann also von einem Push- und Pull-Konzept gesprochen werden. Das System liefert neue Informationen, wenn es gewollt ist, es kann aber auch gezielt danach gefragt werden. Dementsprechend w\u00fcrde das Suchspektrum erweitert und auf diesem Wege eine Art wachsendes Begriffs- bzw. Knotennetzwerk entstehen. Bei sp\u00e4teren Suchabfragen zu einem Begriff, der einen Bezug zu einem andern aufweist, ist eine automatische Abfrage denkbar, die dann auch mit verkn\u00fcpften Suchbegriffen sucht. Dadurch optimiert sich die Informationsbeschaffung benutzerspezifisch mit zunehmender Nutzung solcher Systeme. Eine weitere Funktion ist, dass das entstehende Begriffsnetzwerk dem Benutzer angezeigt werden kann. So kann er direkt seine Suche sch\u00e4rfen, wenn er Begriffe findet, die m\u00f6glicherweise besser zu seiner Abfrage passen. Damit die Stichworthierarchie nicht endlos w\u00e4chst, bekommt der Benutzer die M\u00f6glichkeit, ankommende Informationsobjekte nach Inhalt zu bewerten. Das Ziel der Bewertung ist, dass Suchstichworte, die zu Informationen f\u00fchren, die als schlecht oder wertlos eingestuft werden, wieder aus der Hierarchie gestrichen werden bzw. nur in Kombination mit weiteren Stichworten gesucht werden k\u00f6nnen. Nach dem Einpendeln des Systems werden aus einer Vielzahl von Datenquellen die wirklich relevanten Informationen gezogen, ohne neu auftauchende Inhalte zu vernachl\u00e4ssigen. So lassen sich durch Verminderung der Suchzeit nach relevanten Informationen schneller qualifiziertere Entscheidungen treffen, was zu einem Wettbewerbsvorteil f\u00fcr das entsprechende Unternehmen f\u00fchrt.<\/p>\n Wissensmanagement in der Auftragsabwicklung<\/strong><\/p>\n Unter Wissensmanagement verstehen wir eine Vorgehensweise, die es erm\u00f6glichen soll, schwach strukturierte, schlecht quantifizierbare logistik- und marktrelevante Informationen zu erfassen und an interessierte \/ berechtigte Unternehmensbereiche bzw. Personen zur weiteren Nutzung in Entscheidungs- und Planungsprozessen bereitzustellen. Das Ergebnis besteht im wesentlichen darin, pers\u00f6nliches in organisationales Wissen f\u00fcr das Unternehmen zu \u00fcberf\u00fchren. Hierzu muss auf der Basis bekannter Informationstechniken eine Wissensbasis bzw. ein Datenpool aufgebaut werden, in dem schwach strukturierte Informationen geeignet erfasst werden k\u00f6nnen.<\/p>\n Sehr wichtig sind dabei zwei Eigenschaften:<\/strong><\/p>\n Technische Voraussetzungen kl\u00e4ren<\/strong><\/p>\n Bei der Einf\u00fchrung eines Wissensmanagement-Systems ist zun\u00e4chst die Ausgangssituation des jeweiligen Unternehmens zu beachten. Technologisch ist dabei besonders wichtig ist, ob die IT-Systemvoraussetzungen vorhanden sind oder nicht. Eine homogene technische Infrastruktur ist dabei Grundvoraussetzung f\u00fcr die Einf\u00fchrung eines unternehmens\u00fcbergreifenden Wissensmanagement-Systems. Wenn ein Groupware-System oder ein Web-basiertes Dokumenten-Management-System eingef\u00fchrt werden soll, sind dar\u00fcber hinaus auch Investitionen in Serverkapazit\u00e4ten, Bandbreiten, Datenbanken etc. bedarfsgerecht zu budgetieren.<\/p>\n Wissensentstehungsprozess<\/strong><\/p>\n Es tritt h\u00e4ufig der Fall ein, dass potenziell verf\u00fcgbare Informationen nicht zur Entstehung von Wissen genutzt werden. Zu Wissen und damit entscheidungsrelevant werden einzelne Informationen erst, wenn sie mit anderen Informationen in einen Informationsverarbeitungsprozess eingehen und durch Analyse, Abw\u00e4gung und\/oder den kreativen Entwurf von Handlungsalternativen sozusagen Firmen Know-how repr\u00e4sentieren. Gegebenenfalls m\u00fcssen deshalb Organisationsstrukturen optimiert werden. Das Ziel ist hier, einen organisatorischen Rahmen zu schaffen, der dazu f\u00fchrt, dass aus Informationen auch Wissen entstehen kann. Neben der elektronischen Nutzung und Verbreitung von Wissen muss dabei auch dem pers\u00f6nlichen Kontakt zur Wissens\u00fcbertragung weiterhin eine entscheidende Bedeutung einger\u00e4umt werden. Neben dem Teilen der Informationen soll auch die M\u00f6glichkeit bestehen, sich in die Perspektiven und Standpunkte anderer Mitarbeiter hineindenken zu k\u00f6nnen. Nur wenn das neue Informationspotenzial zwischen den Mitarbeitern diskutiert und bewertet wird, kann Information letztlich zum Mehrwert f\u00fcr das Unternehmen f\u00fchren.<\/p>\n Definition der Informationslogistik<\/strong><\/p>\n Unumg\u00e4nglich ist auch eine Analyse und die Bewertung der betrieblichen Informations- und Kommunikationswege, um dann logistikprozessorientierte Strukturen festzulegen, die die t\u00e4glich anfallenden Informationsobjekte haben sollten. Diese Strukturen m\u00fcssen dann in das Standard Dokumenten-Management-System eingepflegt werden, damit jeder Anwender seine Informationen so bekommt, wie es die optimierte Informationslogistik vorsieht. In der Regel wird eine solche Informationslogistik von erfahrenen Beratern in enger Zusammenarbeit mit der F\u00fchrungsebene und allen involvierten Mitarbeitern entwickelt.<\/p>\n Eine zus\u00e4tzliche und unabh\u00e4ngige Struktur ist n\u00f6tig f\u00fcr die zus\u00e4tzlichen Module zur Suche nach schwachstrukturierten Informationen, die auf die Standardl\u00f6sung aufgesetzt werden. Hier ist eine systematische Strukturierung schwierig, da Wissen einem h\u00e4ufigen Wandel unterzogen ist. Allerdings ist eine Gliederung z. B. durch Kategorisierung oder durch das Einf\u00fchren von Schl\u00fcsselbegriffen m\u00f6glich. Man geht hierbei der Frage nach, was die relevanten Wissensgebiete sind, welche Dom\u00e4nen man erschlie\u00dfen m\u00f6chte und welche F\u00e4higkeiten ausgebaut werden sollen. F\u00fcr die Logistik k\u00f6nnten das z.B. Begriffe wie “Planungsmethoden”, “Grobplanung”, “Marktbeobachtung” und \u00e4hnliches sein.<\/p>\n Mitarbeiter von Beginn an involvieren<\/strong><\/p>\n Plant man, ein solches System einzuf\u00fchren, ist es wichtig, dass alle beteiligten Mitarbeiter \u00fcber das Vorhaben fr\u00fchzeitig informiert werden, denn die Bereitschaft der Mitarbeiter zur Erzeugung und Nutzung von Wissen kann nicht vorausgesetzt werden. Wenn aber z.B. der Vertriebsmitarbeiter die oben genannte schwebende Kundenentscheidung nicht in das Dokumenten-Management-System einpflegt, also unternehmensintern nicht \u00f6ffentlich macht, nutzt das Wissensmanagementsystem nichts. Deshalb m\u00fcssen alle Mitarbeiter motiviert werden, alle nicht pers\u00f6nlichen Informationen nicht lokal zu speichern. Die gr\u00f6\u00dfte Hemmschwelle ist dabei, dass Mitarbeiter bef\u00fcrchten, dass die Weitergabe von Wissen ihren Arbeitsplatz gef\u00e4hrdet. Durch ein aktives und gemeinsames Erarbeiten eines unternehmensspezifischen Wissensmanagementsystems steigt die Akzeptanz einer solchen L\u00f6sung. Wie in anderen Projekten spielt deshalb die Unterst\u00fctzung des Managements eine wichtige Rolle. Sie beinhaltet nicht nur die Vermittlung der Wichtigkeit des Vorhabens und die Bereitstellung der erforderlichen finanziellen und zeitlichen Ressourcen, sondern auch die Schaffung der Voraussetzungen f\u00fcr eine offene vertikale und horizontale Kommunikation, die Abteilungsdenken ausschaltet und das gemeinsame Ziel in den Vordergrund stellt. Hierbei ist es oftmals von Vorteil, einen neutralen Dritten als Mittler zwischen den Beteiligten einzuschalten.<\/p>\n Fazit<\/strong><\/p>\n Es ist darauf zu achten, dass betriebliche Projekte zum Wissensmanagement immer als Kombination aus technologischen, organisatorischen und personellen Ma\u00dfnahmen verstanden werden. Das Verkn\u00fcpfen dieser drei Aspekte zu einem Wissensgenerierungsprozess erm\u00f6glicht es erst, dass die Unternehmensqualit\u00e4t langfristig steigt. Wird einer der drei Aspekte vernachl\u00e4ssigt, sind Wissensmanagementprojekte zum Scheitern verurteilt.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" von Dr. Helmut Abels und Andreas Bruns Moderne Informationstechnologien machen auch unstrukturierte Informationen schnell und effizient zug\u00e4ngig. Dadurch lassen sich Fehler aufgrund nicht zug\u00e4ngiger oder nicht zum rechten Zeitpunkt verf\u00fcgbarer Information vermeiden. 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