{"id":1980,"date":"2003-06-02T10:00:00","date_gmt":"2003-06-02T08:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/ak-online.de\/?p=1980"},"modified":"2023-12-06T08:52:46","modified_gmt":"2023-12-06T07:52:46","slug":"softwareauswahl-leicht-gemacht","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.ak-online.de\/de\/softwareauswahl-leicht-gemacht\/","title":{"rendered":"Softwareauswahl leicht gemacht"},"content":{"rendered":"

Trovarit schlie\u00dft Kooperationsvertrag mit Abels & Kemmner zur systematischen Auswahl und Einf\u00fchrung von ERP-, PPS- und Warenwirtschaftssystemen<\/strong><\/p>\n

Die Entscheidung f\u00fcr ein ERP-, PPS- und\/oder Warenwirtschaftssystem ist zunehmend eine f\u00fcr ein ganzes Unternehmensleben, zumindest aber eine f\u00fcr viele Jahre. Gleichsam ist sie eine ebenso schwierige wie heikle Aufgabe und nichts f\u00fcr Unge\u00fcbte.<\/strong><\/p>\n

Einerseits ist der Software-Markt aufgrund der zahlreichen Angebote, die zudem nur schwer verglichen werden k\u00f6nnen, sowie seiner hohen Dynamik kaum \u00fcberschaubar, andererseits stellen die Anwendungen vielfach einen elementaren Bestandteil der betrieblichen Infrastruktur und Organisationsabl\u00e4ufe dar, so dass eine Fehlentscheidung nicht nur aufgrund der hohen Investitionsvolumina weitreichende Folgen haben kann. Eine qualifizierte Auswahl von ERP-, PPS- oder Warenwirtschaftssystemen erfordert deshalb ein systematisches Vorgehen und viel Erfahrung.<\/p>\n

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\"Abb.<\/a>
Abb. 1: Projektphasen bei der Auswahl eines ERP-Systems<\/figcaption><\/figure>\n

Mit der Zertifizierung als “IT-M-consultant” der Trovarit AG wurde Abels & Kemmner in die kleine aber feine Truppe von Beratern aufgenommen, die sich mit der Auswahl von ERP-, PPS- und Warenwirtschaftssystemen bestens auskennen. Trovarit empfiehlt diese Berater den potenziellen Nutzern der Datenbank IT-Matchmaker. IT-Matchmaker ist in Hinblick auf Aktualit\u00e4t und Detailliertheit der Kriterien die in Deutschland f\u00fchrende Datenbank f\u00fcr die Auswahl von ERP-, PPS- und Warenwirtschaftssystemen.<\/p>\n

Die ERP-Auswahlspezialisten von Abels & Kemmner besch\u00e4ftigen sich seit \u00fcber 15 Jahren mit dem Vergleich, der Auswahl und der Optimierung von ERP-, PPS- und Warenwirtschaftssystemen und nutzen seit dessen Verf\u00fcgbarkeit hierf\u00fcr den IT-Matchmaker. Die IT-M-Zertifizierung w\u00fcrdigt die jahrelangen Erfahrungen von Abels & Kemmner bei der systematischen und anbieterunabh\u00e4ngigen Auswahl von ERP-Systemen.<\/p>\n

Wie man systematisch ERP-, PPS- und Warenwirtschaftssysteme ausw\u00e4hlt und einf\u00fchrt, soll im Folgenden genauer betrachtet werden:<\/p>\n

Am Anfang steht die Definition der Soll-Anforderungen<\/strong><\/p>\n

Wer ein neues ERP-System sucht, muss zuerst einmal wissen, was er will.<\/p>\n

Der gr\u00f6\u00dfte Teil der Anforderungen an ein neues System muss aus den Organisationsabl\u00e4ufen abgeleitet werden, die zuk\u00fcnftig mit Hilfe des auszuw\u00e4hlenden Systems unterst\u00fctzt werden sollen. Um die richtigen Anforderungen an ein ERP-System formulieren zu k\u00f6nnen, m\u00fcssen deshalb die Organisationsabl\u00e4ufe (“Gesch\u00e4ftsprozesse”) erfasst und mitunter auch “geradegezogen” werden, denn falsche Organisationsabl\u00e4ufe f\u00fchren zu falschen Anforderungen und damit falschen ERP-Systemen, die dann ihrerseits die falsche Organisation zementieren. Wie wichtig die Analyse der Organisationsabl\u00e4ufe ist, zeigt der Vergleich zweier nordrhein-westf\u00e4lischer Automobilzulieferer. Beide Konkurrenten fertigten bei ungef\u00e4hr gleicher Gr\u00f6\u00dfe von etwa 600 Mitarbeitern die gleichen Produkte f\u00fcr dieselben Kunden. W\u00e4hrend in dem einen Unternehmen die Organisationsabl\u00e4ufe gezielt von dem eingesetzten ERP-System unterst\u00fctzt wurden, hatte man im zweiten Unternehmen versucht, mit dem ERP-System die eingefahrenen Organisationsabl\u00e4ufe nachzubilden. Dies verursachte j\u00e4hrliche Mehrkosten von 500.000 Euro, wie ein Benchmarking zeigte. Insofern ist die Optimierung der Gesch\u00e4ftsabl\u00e4ufe kein Beratertrick, um Honorare einzustreichen, sondern ein notwendiges \u00dcbel, das man mindestens bei der Einf\u00fchrung von ERP-Systemen \u00fcber sich ergehen lassen sollte. Und auch ein weiteres Argument spricht daf\u00fcr: Unternehmen, die heute eine neues ERP-System suchen hatten ihr bisheriges System im Durchschnitt 7 bis 10 Jahre im Einsatz. Keiner wird leugnen, dass sich die Umfeldbedingungen in dieser Zeit grundlegend ge\u00e4ndert haben. Niemand wird aber glaubhaft belegen k\u00f6nnen, dass man auf diese Ver\u00e4nderungen 100-prozentig reagiert hat, denn der Mensch ist ein Gewohnheitstier und bestehende Abl\u00e4ufe schleifen sich ein. Auch ist der Wechsel- oder Einf\u00fchrungswunsch eines ERP-Systems immer ein Indiz daf\u00fcr, dass eine Ver\u00e4nderung notwendig und gew\u00fcnscht ist. Die Digitalisierung der Abl\u00e4ufe im ERP-System sichert lediglich den Produktivit\u00e4tsgewinn, die vorausgehende Optimierung der Organisationsabl\u00e4ufe schafft ihn. Sind die zuk\u00fcnftigen Gesch\u00e4ftsprozesse definiert, m\u00fcssen jedoch noch zwei Fragenkomplexe beantwortet werden:<\/p>\n

1. Zum einem m\u00fcssen die betrieblichen und strategischen Randbedingungen des Unternehmens beachtet werden. Dies k\u00f6nnen beispielsweise Anforderungen an die Gr\u00f6\u00dfe eines ERP-Anbieters oder an die zu nutzende Hardware-Plattform sein. Einen umfangreichen Fragenkatalog hat Abels & Kemmner hierzu im Laufe der Jahre aufgestellt und verfeinert.<\/p>\n

2. Zum anderen m\u00fcssen auch organisatorische und technische Integrations- oder Schnittstellen-Anforderungen seitens der technischen, kaufm\u00e4nnischen und administrativen Softwaresysteme (z.B. CAD, Finanzbuchhaltung) ber\u00fccksichtigt werden.<\/p>\n

Sind diese Aufgaben gemacht, m\u00fcssen die gewonnenen Erkenntnisse in den Kriterienkatalog des it-matchmakers \u00fcbersetzt werden, bevor man die gro\u00dfe Zahl der am Markt verf\u00fcgbaren ERP-Systeme auf ihre Eignung f\u00fcr die Belange des eigenen Unternehmens \u00fcberpr\u00fcfen kann.<\/p>\n

Die Datenbankabfrage<\/strong><\/p>\n

Aufgrund der gro\u00dfen Zahl am Markt vertretener Systeme, greift Abels & Kemmner in einer Vorauswahlphase auf die Datenbank des IT-Matchmakers der Trovarit AG, Aachen, zur\u00fcck. Diese laufend gepflegte Datenbank stellt den aktuellsten \u00dcberblick \u00fcber die relevanten am Markt angebotenen ERP- und PPS-Systeme dar. Sie ist aufgrund der gro\u00dfen Anzahl hinterlegter Kriterien differenziert in der Auswahl aber komplex in der Interpretation der Anforderungskriterien.<\/p>\n

\"Abbildung<\/a>
Abbildung 2: Blick auf die IT-Matchmaker Plattform zur ERP-Systemauswahl<\/figcaption><\/figure>\n

Bei der Auswahl von ERP-Systemen werden jedoch h\u00e4ufig nicht nur geeignete auftragsabwicklungsorientierte Module aus dem Bereich der Produktionsplanung- und -steuerung gesucht. Die ERP-Systeme sollen auch den Erfordernissen des Finanz- und Rechnungswesens gerecht werden. Aus diesem Grunde hat Abels & Kemmner im Bereich des Finanz- und Rechnungswesens die funktionalen Kriterien des IT-Matchmakers um weitere Kriterien erg\u00e4nzt. In der Praxis zeigt sich dabei des \u00f6fteren, dass die Belange der PPS und des Finanz- und Rechnungswesens kontr\u00e4r laufen. Systeme, die die Anforderungen der einen Seite abdecken, gen\u00fcgen den Erfordernissen der anderen Seite nicht. Tritt dieser Effekt bei der funktionalit\u00e4tsorientierten Vorauswahl geeigneter Softwaresysteme auf, so empfiehlt es sich, zuerst einmal zu definieren, welcher Seite im Zweifelsfall der Vortritt gelassen werden sollte. Bei der Endauswahl, die sich nur noch mit 2 bis 3 Systemen auseinandersetzen sollte und diese detailliert betrachtet, k\u00f6nnen dann zusammen mit den Systemanbietern L\u00f6sungsans\u00e4tze erarbeitet werden, wie die L\u00fccke geschlossen werden kann.<\/p>\n

Die Analyse der Favoriten<\/strong><\/p>\n

Stehen am Ende der Vorauswahlphase zwei bis drei ERP-Systeme fest, die laut IT-Matchmaker die funktionalen Anforderungen erf\u00fcllen, gilt es in einer sich anschlie\u00dfenden Endauswahlphase die vorselektierten Systeme in Workshops mit den Systemanbietern durch Systempr\u00e4sentationen und detaillierte Testfahrpl\u00e4ne auf Basis eigener betrieblicher Daten noch genauer zu analysieren. Qualit\u00e4t und Aussagef\u00e4higkeit dieses Projektschrittes h\u00e4ngen stark von der Qualit\u00e4t des Testfahrplans ab. In ihn sollte deshalb einige M\u00fche investiert werden.<\/p>\n

An die Systemtests sollten sich Besuche bei Referenzanwendern anschlie\u00dfen. Diese Besuche erg\u00e4nzen die Prozessbetrachtung um wichtige Informationen zur Leistungsf\u00e4higkeit, Zuverl\u00e4ssigkeit und Handlichkeit des Systems im Praxisbetrieb.<\/p>\n

Sofern sich in der Vorauswahl der Erf\u00fcllungsgrad eines Favoritensystems deutlich von den anderen Systemen abhebt und dieses System auch im Preis-Leistungsverh\u00e4ltnis weit vorne liegt, kann man sich bei den weiteren Betrachtungen der Endauswahl zuerst einmal auf dieses System konzentrieren. Abh\u00e4ngig von den Ergebnissen des Systemtests und des oder der Anwenderbesuche wird dann entschieden, ob weitere Systeme in die Endauswahl mit einbezogen werden sollen.<\/p>\n

Die Endauswahlphase ist mit der Systementscheidung jedoch noch nicht beendet. Abschlie\u00dfend gilt es, aus den funktionalen Kriterien der Vorauswahlphase und den Ergebnissen und Abstimmungen der Endauswahlphase einen Anforderungskatalog zusammenzustellen, der als vereinfachtes Lastenheft mitgeltende Vertragsgrundlage zwischen Systemanbieter und Unternehmen wird.<\/p>\n

Die funktionale Eignung stellt allerdings nur eine notwendige, nicht aber eine hinreichende Anforderung an ein ERP-System dar. Ziel muss es sein, dem Unternehmen zu einem Softwaresystem zu verhelfen, das die ben\u00f6tigten Leistungen m\u00f6glichst kosteng\u00fcnstig liefert. Dieses Ziel macht es einerseits erforderlich, vor dem Hintergrund der funktionalen Anforderungen, die Systeme mit den besten Preis-Leistungsverh\u00e4ltnissen zu identifizieren und andererseits den ausgew\u00e4hlten Systemlieferanten zu \u00fcberzeugen, m\u00f6glichst viele funktionale Anpassungen in den zuk\u00fcnftigen Standard zu \u00fcbernehmen. Auf diese Weise stellt die Leistung des Beraters bei einer Softwareauswahl nicht nur eine Art “Versicherungspr\u00e4mie” f\u00fcr eine funktional richtige Systementscheidung dar, sondern amortisiert sich durch die gewonnenen Einsparungen bei den zuk\u00fcnftigen Invest- und Betriebskosten.<\/p>\n

Die Summe der Vorteile einer systematischen ERP-Auswahl<\/strong><\/p>\n

Die systematische Auswahl eines ERP-Systems bietet nicht nur die Gew\u00e4hr, ein geeignetes System ausgew\u00e4hlt zu haben. Das Verfahren stellt auch sicher, dass die Rationalisierungseffekte, die sich das Unternehmen von der Systemeinf\u00fchrung verspricht, nicht durch die einmaligen und laufenden Kosten des Systems wieder aufgefressen werden. Des Weiteren werden Diskussionen \u00fcber versprochene Funktionalit\u00e4ten und zu bezahlende Anpassungsaufwendungen w\u00e4hrend der sp\u00e4teren Systemeinf\u00fchrung weitgehend vermieden. Auch kann das System auf diese Weise schneller und kosteng\u00fcnstiger eingef\u00fchrt werden, da die notwendigen Anpassungen fr\u00fchzeitig erkannt werden und die resultierenden Kosten zu einem Zeitpunkt verhandelt werden k\u00f6nnen, zu dem der Kunde und nicht der Systemanbieter am l\u00e4ngeren Hebel sitzt. Deshalb rechnet sich eine systematische, von erfahrenen Fachleuten unterst\u00fctzte Systemauswahl immer.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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