Treffen im virtuellen Büro 

Andreas Kemmner

Unternehmensübergreifende Zusammenarbeit scheitert oft an Informationslücken und Problemen der Terminkoordination. Der Automobilzulieferer Witte-Velbert startete deshalb Projektmanagement via Internet.

Wie viele Zulieferunternehmen arbeitet auch die Witte-Velbert GmbH & Co. KG, Hersteller von Schließsystemen für die Automobilindustrie, mit ausgewählten Zulieferern bei der Entwicklung und der Herstellung neuer Produkte eng zusammen. In der Vergangenheit führten zum Teil fehlende oder inkonsistente Informationen in der Zusammenarbeit dazu, dass der Koordinations- und Reisezeitbedarf sowie die Kosten für Änderungen zu explodieren drohten.

Die Verteilung von digitalen und gedruckten Daten per E-Mail, Fax oder konventioneller Post führte nicht zur gewünschten Transparenz. Es bestand das Problem der zeitnahen Pflege der Daten, deren Aufbereitung im konkreten Fall bis zu sechs Mal erfolgen musste. Der Informationsaustausch fand oft nur über das Telefon statt.

Um die Projektorganisation effizienter zu gestalten, arbeitet seit Juli 1999 Witte-Velbert zusammen mit den Zulieferunternehmen C.W. Hanebeck GmbH (Iserlohn), Gebr. Wasserloos GmbH (Velbert), Lahme GmbH (Kierspe), Paragon AG (Delbrück) und Schrimpf & Schöneberg KG (Hohenlimburg) im Rahmen der Verbundinitiative Automobil (VIA) des Landes Nordrhein-Westfalen an einem webbasierten zentralen Kommunikationssystem.

Das World Wide Office

Das Projekt Kopl@ (Kopla) soll ein gemeinsames virtuelles Büro darstellen, in dem alle Projektmitarbeiter via Internet zusammenarbeiten können. In diesem gemeinsamen Büro befinden sich alle Projektdokumente und sonstigen Informationen. Projektänderungen werden in das System eingearbeitet und stehen damit jedem Beteiligten automatisch zur Verfügung.

Wiederkehrende Organisationsabläufe werden in vordefinierten „Work-flows“ hinterlegt. Die Anwender sind sofort über sie betreffende neue oder geänderte Informationen und Dokumente informiert. Eine gemeinsame Aufgabenverwaltung und bei Bedarf auch eine gemeinsame Terminkoordination unterstützen die Abwicklung und Transparenz eines Projektes.

Sofern es sich um Produktentstehungsprojekte handelt, wird der Produktentstehungsprozess durch Projektphasen mit Gate-Reviews und Tracking-Dokumenten strukturiert und kanalisiert.

Abbildung 2:Vorteile des Einsatzes einer Kooperationsplattform
Vorteile des Einsatzes einer Kooperationsplattform

Vorteile einer Kooperationsplattform

Somit bleiben die Projektaktivitäten nicht nur für die Projektbearbeiter und den Projektleiter transparent, sondern auch für Mitglieder eines erweiterten Projektteams, den Vertrieb und die Geschäftsleitung.

In der bis Ende Mai 2002 gelaufenen Kopla-Testphase bearbeiteten die Unternehmen als Pilotprojekt die Entwicklung eines Schließsystems für den VW T5. Um alle Funktionen darstellen zu können, wird die gesamte Produktentstehungsphase in Kopla aufgabenorientiert abgebildet. Alle erforderlichen Informationen und Konstruktionszeichnungen sind im System hinterlegt. Die mit der Konzeption und Umsetzung beauftragte Unternehmensberatung Abels & Kemmner Gesellschaft für Unternehmensberatung mbH, Herzogenrath, setzte auf dem E-Management-Tool Livelink des kanadischen Softwareanbieters Opentext auf, erweiterte dieses um spezifische Module und konfigurierte das System zu einem „Managementsystem für Virtuelle Unternehmen“. Entsprechend der Struktur von Livelink bewegt sich der Benutzer von Kopla in drei Arbeitsbereichen. Im persönlichen Arbeitsbereich können Informationen hinterlegt werden, auf die nur der Anwender selbst Zugriff hat. In Projektbereichen arbeiten die Projektteams zusammen, während der Unternehmensarbeitsbereich als Forum und Informationsquelle für alle Kopla-Anwender zur Verfügung steht. Benutzern können in Abhängigkeit von ihrer Gruppenzugehörigkeit und ihrer Rolle in Projekten unterschiedliche Zugriffsrechte eingeräumt werden.

Deutliche Einsparungen

Nach Abschluss der Testphase lassen sich jetzt folgende Ergebnisse quantifizieren:

Änderungskosten sanken um 35 bis 50%, Reisekosten um 30 bis 50%, Transaktionskosten um 50 bis 80%. Zudem verringerte sich der Zeitbedarf für die Informationsbeschaffung um 40 bis 60% und die Reaktionszeit bei Kundenwünschen um 50 bis 80%. Darüber hinaus erhofft man sich, mit zunehmender Nutzerzahl und Projektabwicklung mittels Kopla, die Wissensbasis zu steigern, auf die unternehmensintern und unternehmensübergreifend zurückgegriffen werden kann. „Kopla ermöglicht uns eine einfache und schnelle Projektabwicklung mit unseren Geschäftspartnern, ohne dass wir unsere sensiblen Daten und Dokumente auf externen Systemen ablegen müssen, die nicht unserer Kontrolle unterliegen“, fasst Edvard Rückert, Geschäftsführer Witte-Velbert, die Vorteile von Kopla zusammen.

Das Buch zum Thema

Dr. Götz Andreas Kemmner: Das Witte-Velbert Projekt. Fallstudie zur Neugestaltung eines Produktentstehungsprozesses. Herzogenrath: Abels & Kemmner 2002; 40 S.; 9,- EUR
Dr. Götz Andreas Kemmner: Das Witte-Velbert Projekt.
Fallstudie zur Neugestaltung eines Produktentstehungs-prozesses.
Herzogenrath: Abels & Kemmner 2002; 40 S.; 9,- EUR

Beim Wettbewerb „Fabrik des Jahres 2001“ gewann die Witte-Velbert GmbH den ersten Platz in der Kategorie „Hervorragende Produktentwicklungsprozesse“. Die Broschüre beschreibt den Weg dorthin von den Anfängen im Jahr 1994 bis heute. Am Praxisbeispiel wird gezeigt, wie Organisationsabläufe, Zuständigkeitsbereiche und die Aufbauorganisation verbessert werden können, wie Fertigung und Zulieferer in den Produktentstehungsprozess in Form einer virtuellen Unternehmensorganisation einbezogen und Kunden und Zulieferer mittels Internettechnologien integriert werden können.

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Andreas Kemmner

Autor | Author

Prof. Dr. Kemmner hat in über 25 Jahren Beratertätigkeit in Supply Chain Management und Sanierung weit über 150 nationale und internationale Projekte durchgeführt.

2012 wurde er von der WHZ zum Honorarprofessor für Logistik und Supply Chain Management bestellt.

Die Ergebnisse seiner Projekte wurden bereits mehrfach ausgezeichnet.

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