20. April 2005

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Sicher, schnell und professionell

Verfasst am 20. April 2005 @ 10:00 in Newsletter

ERP-Evaluierung für den Großhändler und Systemlieferanten Alfred Rudolph

von Patrick Salomon1 und Martin Jürgens2

Steht ein ERP-Systemwechsel bevor, können extern begleitende ERP-Berater den Evaluierungsprozess sicherer machen und deutlich beschleunigen. Abels & Kemmner hat den Großhändler und Systemlieferanten für Küchenzubehör Alfred Rudolph beim Evaluierungsprozess begleitet. Als Fazit steht für Patrick Salomon, interner Projektleiter für die ERP-Evaluierung und -Einführung bei Rudolph, fest: “Das komplexe Procedere für die Evaluierung war von Abels & Kemmner sehr gut vorbereitet, wurde zügig umgesetzt und alle Ergebnisse wurden auf wenigen Charts entscheidungsfähig präsentiert. Kurzum: Die Arbeit der externen Berater war sicher, schnell und professionell und hat uns zielstrebig zu einer tragfähigen Entscheidung geführt. Alleine hätten wir kaum eine entsprechend schnelle und belastbare Aussage erhalten.”

Um die sich aus der Marktpositionierung als führender Anbieter von Küchenzubehör ergebenden hohen organisatorischen Anforderungen erfüllen zu können, hat die Firma Alfred Rudolph über Jahre hinweg eine heute sehr heterogene IT-Landschaft mit einem sehr guten Organisationsgrad aufgebaut. Sie besteht im Wesentlichen aus dem Warenwirtschaftssystem FAMAC AM und dem Finanzbuchhaltungssystem Famac FM mit Oracle-Datenbank, einem Heidler-Versandsystem, dem Planungs- und Dispositionstool DISKOVER, einem Easy-Archivsystem, sowie der umfangreichen Individuallösung “Rudolph-Info” zur optimierten, funktionalen Ergänzung. Sehr spezielle Anwendungen gibt es beispielsweise für die Bonitätsprüfung mit Kundenlimits beim Kommissionierscheindruck, die Berücksichtigung von Verbänden bei der Preisfindung, Preisanpassung und dem Rechnungsdruck, die Bonus- und Vertreterabrechnung, Retourenabwicklung, den Datenträgeraustausch, Webshop usw..

Diese eingespielte IT-Landschaft steht nun vor einer großen Veränderung, denn die Bäurer GmbH, die im Jahre 2000 als Bäurer AG die Lizenzrechte für Famac AM erworben hat, hat für dieses Jahr angekündigt, die Entwicklung und den Support für Wartung der Famac-AM-Software nicht mehr weiterzuführen, sodass neben dem damit verbundenen Wartungsrisiko für die Anwender auch keine Verbesserungspotenziale mehr zu erwarten sind. Deshalb steht Rudolph in Kürze vor einer bedeutenden Ersatzinvestition. Ziel ist es, das Nachfolgesystem im Januar 2006 scharf zu schalten, damit ein sauberer Schnitt parallel zum Geschäftsjahreswechsel gemacht werden kann.

Mit diesen Zielen vor Augen ging es in die Evaluierung

  • Höhere Systemflexibilität für eine effizientere Geschäftsprozessgestaltung
  • Einsatz modernster IT-Strukturen mit Zukunftsperspektiven
  • Bessere Funktionalität und Bedienbarkeit
  • Höherer Integrationsgrad und geringere Heterogenität in der Rudolph-EDV

Die Weichen für das “go alive” des Nachfolgesystems sollten deshalb möglichst zügig gestellt werden. Hierzu wurde Abels & Kemmner und für die Klärung technischer Fragen das IT-Systemhaus Ikado beauftragt. Zunächst sollte die ERP-Evaluierung des favorisierten ERP-Systems “b2trade” von Bäurer durchgeführt werden. Sollte dieses System als nicht geeignet eingestuft werden, sollte eine ERP-Auswahl angeschlossen werden.

Die systematische Vorgehensweise bei der Evaluierung

A. Geschäftsprozesse

Unabhängig von der Frage, ob das ERP-System “b2trade” geeignet ist oder sich anschließend eine ERP-Auswahl ergibt, waren vorbereitend für den mittelfristig “unabwendbaren” Systemwechsel die derzeitigen Organisationsabläufe sowohl in den Funktionsbereichen als auch funktionsübergreifend aufzunehmen und zu analysieren, zu dokumentieren und ggf. zu optimieren. Auch Querschnittsaufgaben wie beispielsweise das Reporting, oder übergreifende Prozesse wie die Schnittselle zur Finanzbuchhaltung wurden erfasst. Auf der Basis der Rudolph-Geschäftsprozesse wurden dann die zukünftigen Anforderungen an die PPS definiert und daraus der spätere Testfahrplan entwickelt. Bei der Wertigkeit der Anforderungen wurde eine Differenzierung in einer Abstufung “unverzichtbar”, “wichtig”, “vorteilhaft” und “weniger wichtig” vorgenommen. Auch geschäftspolitische potenzielle zukünftige Optionen, wie z.B. weitere Mandanten, Standorte, Lagertypen, usw. wurden mit der Geschäftsleitung abgestimmt. Der entstandene Testfahrplan ist unabhängig von dem zu evaluierenden ERP-System, so dass dieser auch als Grundlage für eine ERP-Auswahl zwischen mehreren ERP-Systemen eingesetzt oder für eine vorgeschaltete Vorselektion von ERP-, PPS-, WWS-Systemen mittels einer Datenbankabfrage, z.B. dem IT-Matchmaker mit über 210 ERP-Systemen, genutzt werden kann.

B. IT-Prozesse

Parallel neben der Aufnahme der Geschäftsprozesse erfolgte eine Migration von Stamm- und Bestandsdaten aus dem Famac-System in die zur Verfügung gestellte Testumgebung der Bäurer-Software “b2trade” Release 4.4. und die Systemparametrisierung. Die Datentabellen wurden mittels der SQL-Möglichkeiten von Oracle gefüllt, wobei bei einem späteren Transfer von Bewegungsdaten EDI-Schnittstellen und der b2_Connector zum Einsatz kommen müssten. Dabei bestätigte sich zumindest in Teilbereichen die anfängliche Einschätzung, dass eine gewisse “Verwandtschaft” der Systeme “Famac” und “b2trade” aus dem Hause des Systemanbieters Bäurers nicht von der Hand zu weisen ist.

Zusätzlich zu den nun im Testsystem vorhandenen Rudolph-Daten wurde die Organisationsstruktur der Fa. Rudolph im “b2trade”-System für einen Prozessvergleich vorbereitet und abgebildet, um beim anschließenden Systemtest erkennen zu können, ob und wieweit das System für die Belange von Rudolph brauchbar bzw. mit welchem Aufwand anpassbar ist.

C. Systemtest

Anhand des Testfahrplans, der vorab der Fa. Bäurer zur Vorbereitung möglicher Lösungen zur Verfügung gestellt wurde, konnte der Systemtest intensiv und zügig durchgeführt werden.

Gestartet wurde im Bereich der Auftragserfassung, so dass die im Test erfassten Aufträge der unterschiedlichen Auftragsarten, in den nachgelagerten Bereichen sowohl bei der Auslieferung, als auch bei der Nachbevorratung weiter verwendet werden konnten.

Auch die Tauglichkeit des b2trade für die zum Teil sehr speziellen und im Testfahrplan herausgearbeiteten Rudolph-Anforderungen bzw. Charakteristika wie

  • Fakturierung an Verbände
  • Berücksichtigung von Bonusvereinbarungen mit Kunden und Lieferanten
  • Automatische Bonitätsprüfung mit Kunden-Limits bei der Kommissionierscheinerstellung
  • Berücksichtigung von Einkaufslimits
  • Retourenbearbeitung mit Paketaufklebererstellung für die Abholung
  • Höchst differenzierte Zahlungsziele und Sonderkonditionen
  • Taggenaue Lieferung und Vermeidung von zu früher Lieferung
  • Ersatzteilgeschäft
  • Artikelspektrum mit Sets (Systemanbieter) und Sonderbestellungen, z.B. für Leuchten
  • ….

wurden systematisch unter die Lupe genommen und bewertet.

D. Auswertung

Die Bewertung der im Testsystem abgebildeten Geschäftsprozesse und Funktionen erfolgte sowohl durch das Rudolph-Projektteam als auch durch die Berater von Abels und Kemmner. Neben der Benotung, ähnlich eines Schulnotensystems, floss die im Testfahrplan festgelegte Wertigkeit der jeweiligen Anforderungen in die Beurteilung ein. Gleichzeitig wurde für jede Frage geklärt, ob die benötigten Funktionen im Standard-Modul enthalten sind. Bei fehlender Funktionalität wurde der sich ergebende geringe oder auch hohe Anpassungsaufwand vom Systemanbieter in Manntagen quantifiziert. Die Auswertung des Testfahrplans führte schließlich zu einer transparenten Bewertung der einzelnen abzudeckenden Funktionsbereiche, so dass die “Stärken” und “Schwächen” des ERP-Systems in Bezug auf die Anforderungen systematisch herausgearbeitet wurden. Somit wurde deutlich wo in Zukunft Verbesserungspotenziale durch eine effizientere Prozessgestaltung, z.B. die Prüfung von genehmigungspflichtiger Lieferungen vor dem Materialentnahmescheindruck, gehoben werden können, wo die Funktionalität und Bedienbarkeit verbessert wird oder beispielsweise komfortablere Datentransfermöglichkeiten bestehen. Ebenfalls wurde deutlich, wo bisherige Zusatztools wie das Heidler-Versandsystem, das Planungs- und Dispositionstool DISKOVER, oder die Rudolph-Speziallösungen Retourenabwicklung mit dem selbstentwickelten Rudolph-Infosystem leistungsfähiger als das “b2trade” sind, Alleinstellungsmerkmale aufweisen oder eine Anpassung in “b2trade” zu aufwendig wäre und letztlich keinen b2-Standard mehr darstellen würde. Die damit notwendigen Schnittstellen zu den beizubehaltenden Tools wurden direkt in das Angebotspaket integriert. Auch die klar definierte Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung ist als b2-Standardschnittselle im Angebot enthalten. Parallel zur Testphase wurde das Angebot sukzessive konkretisiert und in den Details weiter verhandelt, so dass zum Abschluss des Systemtests und der Präsentation der Bewertung ein attraktives, endverhandeltes Angebot vorlag.

Das “b2trade” inklusive der angebotenen Standard-Zusatzmodule wurde schließlich vom Projektteam als Zukunftslösung mit guter Perspektive zu einem sehr guten Preis-/Leistungsverhältnis eingestuft. Mit dieser Ersatzinvestition in Verbindung mit den Zusatztools Heidler und DISKOVER, sowie den in Teilbereichen verbleibenden vorhandenen Speziallösungen wird Rudolph für die Zukunft insgesamt gut gerüstet sein.

Über Alfred Rudolph

Bei der Alfred Rudolph GmbH & Co. KG tragen über 100 Mitarbeiter zum Erfolg des Unternehmens bei. Der Serviceschwerpunkt liegt im breit gefächerten Produktprogramm, welches zwölf Warengruppen – von Küchenarmaturen, Spülen und Dunstabzughauben über Leuchten, Funktionssäulen, Allesschneidern und Abfallsammlern bis hin zur Ablufttechnik und dem Montagezubehör – umfasst. Die 100%ige Rund-um-Betreuung der derzeit 7.500 aktiven Kunden steht im Vordergrund. Pro Tag werden ca. 1500 Kundenaufträge ausgeliefert. Basisartikel werden spätestens innerhalb von 48 Stunden geliefert. Auf besondern Wunsch sind auch Lieferungen innerhalb von 24 Stunden kein Problem.

Als führender Anbieter von Küchenzubehör wandelte sich Rudolph kontinuierlich vom reinen Großhändler zum Systemlieferanten mit intelligenten Eigenentwicklungen, Exklusivprodukten und modernen Produktlösungen. Unter www.rudolph.de können sich die registrierten Kunden auch außerhalb der Geschäftszeiten schnell und effektiv über aktuelle Aktionen und Neuheiten informieren oder kundenspezifische Daten punktgenau abrufen. So kann praktisch zu jeder “Tages- und Nachtzeit” im Rudolph-Webshop gestöbert und gekauft werden. Die bisherige Nutzerzahl von ca. 1000 aktiven Kunden bestätigt, dass dieser besondere Service den “Nerv” vieler Rudolph-Kunden getroffen hat. Ein neues Shop-in-Shop mit Modul-System ermöglicht fast alle denkbaren Produktpräsentationswünsche des Kunden für den Endkunden.

1 Patrick Salomon ist Projektleiter der Fa. Alfred Rudolph GmbH & Co. KG für die ERP-Evaluierung und -Einführung

2 Martin Jürgens ist Senior Consultant bei Abels & Kemmner